POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Qui nous sommes

Cedric Marin Immigration Law Professional Corporation (« Marin Immigration Law », « nous ») est un cabinet d'avocats canadien en immigration et en citoyenneté établi à Ottawa (Ontario). Nos avocats sont titulaires d'un permis du Barreau de l'Ontario. La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web, communiquez avec nous, réservez une consultation ou devenez client.

Si vous retenez nos services, votre contrat de services juridiques et notre devoir professionnel de confidentialité s'appliquent également. En cas de divergence avec la présente politique, ils ont préséance.

2. Notre responsable de la protection des renseignements personnels

Cédric Marin, avocat principal, est notre responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à contact@marinimmigrationlaw.ca (objet « Privacy »), au 280, rue Albert, bureau 802, Ottawa (Ontario) K1P 5G8, ou au 613-454-5760.

3. Ce que nous recueillons et pourquoi

• Lorsque vous visitez le site Web : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, page de provenance, emplacement approximatif et identifiants de témoins. Nous les utilisons pour exploiter et sécuriser le site, comprendre son utilisation, et mesurer et diffuser nos publicités.
• Lorsque vous utilisez le formulaire de contact : votre nom, votre courriel et votre message, afin de répondre aux questions générales. Nous ne pouvons pas répondre à chaque message.
• Lorsque vous réservez une consultation : votre nom, votre courriel, votre numéro de téléphone, votre fuseau horaire, les notes que vous choisissez de nous transmettre et la confirmation de paiement (nous ne recevons pas votre numéro de carte complet), afin de planifier et de préparer la consultation et de percevoir les honoraires.
• Lorsque vous remplissez notre formulaire d'accueil ou nous envoyez des documents : coordonnées et renseignements d'identité; historique de citoyenneté et d'immigration; renseignements familiaux et généalogiques, y compris sur vos proches; actes de naissance, de mariage et de décès; parcours scolaire et professionnel et historique de voyages; et, seulement lorsque c'est pertinent pour votre dossier, des renseignements sur votre santé, vos antécédents criminels, votre orientation sexuelle ou votre identité de genre. Nous les utilisons pour vérifier les conflits d'intérêts, évaluer votre admissibilité et vous donner des conseils juridiques.
• Lorsque vous retenez nos services : tout ce qui est nécessaire pour réaliser le mandat, ainsi que les dossiers de facturation et de fiducie, afin de fournir nos services juridiques, de respecter nos obligations envers le Barreau et de tenir des dossiers adéquats.
• Lorsque d'autres nous les transmettent, avec votre autorisation : documents d'IRCC et d'autres gouvernements, d'archives, d'églises, de bureaux de l'état civil, de tribunaux et de bases de données généalogiques, ainsi que des renseignements provenant de membres de votre famille ou de représentants que vous nous désignez, afin de constituer et d'appuyer votre demande ou votre dossier.

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement à ces fins, ou à d'autres fins permises ou exigées par la loi. Nous ne les utilisons pas à des fins sans lien sans votre consentement.

4. Renseignements sensibles et consentement

Une grande partie de ce que nos clients nous confient est sensible, notamment le statut de citoyenneté et d'immigration et l'histoire familiale. Nous recueillons des renseignements sensibles seulement lorsque votre dossier l'exige, avec votre consentement exprès, et nous les protégeons en vertu de notre devoir de confidentialité. Veuillez ne pas transmettre de détails sensibles au moyen du formulaire de contact du site Web.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Le cas échéant, il se peut que nous ne puissions plus agir pour vous.

5. Enfants

Notre site Web s'adresse aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment en ligne de renseignements directement auprès d'enfants de moins de 13 ans. Nos dossiers comprennent souvent des renseignements sur des enfants mineurs, par exemple à titre de demandeurs dans une demande de citoyenneté par filiation ou de personnes à charge. Nous les recueillons auprès d'un parent ou d'un tuteur légal, les utilisons uniquement pour le dossier de l'enfant et les protégeons comme des renseignements sensibles.

6. Témoins (cookies) et technologies semblables

• Strictement nécessaires (Webflow, Cloudflare Turnstile, le module de réservation Calendly) : faire fonctionner le site, bloquer les pourriels et réserver des rendez-vous.
• Analyse (Google Analytics 4, Microsoft Clarity) : mesurer les visites. Clarity enregistre les clics et le défilement pour nous montrer comment les pages sont utilisées; il masque ce que vous tapez dans les champs de formulaire.
• Publicité (Google Ads, Microsoft Advertising) : mesurer les résultats de nos annonces et les présenter aux personnes qui ont déjà visité le site.
• Preuve sociale et avis (ProveSource, Shapo) : afficher des avis de clients et des notifications anonymes indiquant qu'une personne a réservé une consultation. Ces notifications n'affichent jamais de nom ni d'emplacement.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur et refuser les publicités personnalisées au moyen de Mon Centre publicitaire de Google et des paramètres publicitaires de Microsoft. Nous ajoutons à ce site un outil de gestion des témoins. Une fois qu'il sera en place, les témoins d'analyse et de publicité resteront désactivés jusqu'à ce que vous les acceptiez.

Avec cet outil, nous traiterons un signal Global Privacy Control comme une demande de refus des témoins publicitaires et de toute vente ou communication à des fins de publicité ciblée. Comme il n'existe pas de norme commune pour les signaux « Do Not Track » des navigateurs, nous n'y répondons pas.

Nos formulaires sont protégés contre les pourriels par Cloudflare Turnstile, qui vérifie si un visiteur est une personne ou un programme automatisé. Cloudflare traite à cette fin des données techniques comme votre adresse IP et des renseignements sur votre navigateur.

7. Enregistrements et notes générées par IA

Avec votre permission, nous pouvons enregistrer les consultations vidéo ou utiliser des outils de prise de notes par IA (Gemini dans Google Meet ou Granola) pour produire des notes à usage interne. Nous vous le demanderons au moment de la réservation et de nouveau au début de l'appel. Vous pouvez refuser, sans incidence sur nos conseils. Les enregistrements et les notes sont conservés dans votre dossier et sont confidentiels.

8. Intelligence artificielle

Nous utilisons des outils d'IA, notamment Claude d'Anthropic et Google Gemini, pour nous aider dans la recherche, la rédaction, l'organisation des documents et la détection d'erreurs. Un avocat révise tout travail réalisé avec l'aide de l'IA. Les outils d'IA ne prennent aucune décision à votre sujet ni au sujet de votre dossier.

Nous utilisons les versions professionnelles de ces outils. Selon leurs conditions, les fournisseurs n'utilisent pas nos données pour entraîner leurs modèles par défaut, et nous limitons les renseignements identificatoires que nous partageons. Nous ne recueillons, n'utilisons ni ne vendons de renseignements personnels pour entraîner des grands modèles de langage. Les clients reçoivent une clause plus détaillée sur l'IA dans leur contrat de services juridiques.

9. Fournisseurs de services et stockage à l'extérieur du Canada

Nous faisons appel à des fournisseurs de services soigneusement choisis pour exploiter notre cabinet. Ils ne peuvent utiliser les renseignements personnels que selon nos instructions, en vertu de contrats exigeant la confidentialité et la sécurité, et nous demeurons responsables des renseignements que nous leur confions. Il s'agit notamment des fournisseurs suivants :

• Courriel, documents et réunions vidéo : Google Workspace
• Réservation et paiement des consultations : Calendly et Stripe
• Gestion du cabinet, comptabilité en fiducie, portail client et paiement des mandats : Clio et Clio Payments
• Formulaires d'accueil et automatisation : Typeform et Zapier
• Collaboration interne et suivi des dossiers : Slack, Linear, Notion, Miro et Dropbox
• Contrats et signature électronique : PandaDoc
• Assistance par IA et prise de notes : Anthropic (Claude), Google (Gemini) et Granola
• Site Web, sécurité, analyse et avis : Webflow, Cloudflare, Google, Microsoft, ProveSource et Shapo

Bon nombre de ces fournisseurs sont situés aux États-Unis ou ailleurs à l'extérieur du Canada. Vos renseignements peuvent être traités et stockés dans ces pays et peuvent être accessibles aux tribunaux, aux organismes d'application de la loi et aux autorités de sécurité nationale de ces pays. Google et Microsoft agissent de façon indépendante, selon leurs propres politiques de confidentialité, lorsqu'ils fournissent des services publicitaires.

10. Quand nous communiquons des renseignements

• Aux décideurs gouvernementaux et aux tribunaux, comme IRCC, la Commission de l'immigration et du statut de réfugié, les programmes des candidats des provinces et la Cour fédérale, selon les besoins de votre dossier.
• Aux détenteurs de documents et aux spécialistes qui nous aident, comme les archives, les bureaux de l'état civil, les églises, les généalogistes, les recherchistes et les traducteurs, sous le sceau de la confidentialité.
• Aux personnes que vous autorisez, comme des membres de votre famille, des représentants ou un employeur dans un dossier de permis de travail.
• À nos conseillers professionnels, à notre assureur et au Barreau de l'Ontario, lorsque cela est requis.
• Lorsque la loi l'exige. Si une autorité exige des renseignements protégés par le secret professionnel de l'avocat, nous invoquerons ce privilège et vous en informerons, sauf si la loi nous en empêche.
• En cas de fusion ou de cession de notre cabinet, sous réserve des règles du Barreau et de notre devoir de confidentialité.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

11. Durée de conservation

• Données d'analyse du site Web : jusqu'à 14 mois
• Messages du formulaire de contact : 24 mois
• Dossiers de consultation sans mandat : 6 ans, pour la vérification des conflits d'intérêts
• Dossiers clients : 10 ans après la fermeture du dossier
• Registres financiers et de fiducie : selon les exigences du Règlement administratif no 9 du Barreau de l'Ontario

Nous supprimons ou anonymisons ensuite les renseignements de façon sécuritaire, sauf s'ils doivent être conservés pour un motif juridique.

12. Comment nous les protégeons

Nous appliquons des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment l'authentification multifacteur, le chiffrement fourni par nos plateformes, l'accès selon les rôles, des ententes de confidentialité et de la formation pour notre personnel, ainsi qu'un bureau sécurisé pour les documents papier. Aucun système n'est parfaitement sûr, et le courriel ordinaire n'est pas entièrement sécurisé. Pour les documents sensibles, demandez-nous l'accès à notre portail client sécurisé.

13. Atteintes à la vie privée

Si une atteinte présente un risque réel de préjudice grave pour vous, nous vous en aviserons, ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, dès que possible, et nous aviserons toute autre partie que la loi de votre lieu de résidence exige.

14. Vos droits

Vous pouvez demander à consulter ou à corriger vos renseignements personnels, ou retirer votre consentement. Nous répondons dans un délai de 30 jours, ou nous vous informons si nous avons besoin de plus de temps, comme la loi le permet. Nous pouvons refuser ou limiter l'accès lorsque les renseignements sont protégés par le secret professionnel, concernent une autre personne ou doivent être conservés en vertu de la loi.

Résidents des États-Unis. Selon votre État, vous pourriez avoir le droit de consulter, de corriger, de supprimer ou d'obtenir une copie de vos données personnelles, et de refuser la publicité ciblée, la vente ou le profilage. Écrivez à contact@marinimmigrationlaw.ca avec l'objet « Privacy request ». Nous vérifierons votre identité avant d'agir. Si nous refusons votre demande, vous pouvez interjeter appel en répondant avec l'objet « Appeal »; nous répondrons dans un délai de 60 jours.

Résidents du Québec. Vous bénéficiez également des droits prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.

15. Questions et plaintes

Communiquez d'abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du procureur général de votre État.

16. Modifications et langue

Nous publierons toute mise à jour sur cette page avec une nouvelle date et signalerons les modifications importantes sur le site Web. La présente politique est offerte en français et en anglais.