Adjoint(e) administratif(ve) (à distance - Canada)
100% in-person
downtown Ottawa

Marin Immigration Law est un cabinet d'avocats canadien en pleine croissance, spécialisé en droit de l'immigration et axé sur des services juridiques transparents, de haute qualité et centrés sur le client. Notre équipe juridique travaille à distance depuis tout le Canada. Ce poste est différent : il est entièrement en présentiel et sert de pivot physique indispensable au bon fonctionnement de toute l'équipe.

À propos du poste

Alors que nos avocats et notre personnel travaillent à distance à travers le pays, vous serez notre présence sur site à Ottawa. Vous êtes la personne qui gère tout ce qui nécessite une intervention physique : courrier, impression, numérisation, assemblage de documents et déplacements au bureau de poste.

Vous communiquerez également directement avec les clients au sujet de l'état d'avancement de leurs demandes et rédigerez des courriers au nom de nos avocats pour solliciter des documents auprès d'organismes gouvernementaux, d'archives et d'autres institutions.

Ce poste est idéal pour une personne organisée, fiable, soucieuse du détail et qui aime être le pilier présent sur place pour une équipe répartie géographiquement.

Vos missions

Gestion du courrier et des documents

• Collecte, numérisation et impression du courrier entrant et sortant
• Gestion des envois et des réceptions de courrier au bureau de poste
• Préparation de chèques et de mandats pour régler les demandes de dossiers et de documents, et gestion des frais d'envoi et d'affranchissement
• Organisation de fichiers PDF, création de tables des matières et ajout de numéros de page aux documents juridiques

Correspondance

• Rédaction de courriers clairs et professionnels au nom de nos avocats pour demander des documents auprès des bureaux d'état civil, des organismes de gestion de dossiers, des archives et des diocèses
• Assurer le suivi des demandes en attente

Communication avec les clients

• Tenir les clients informés de l'état et de l'avancement de leurs dossiers
• Répondre aux questions et aider les clients à comprendre les prochaines étapes

Profil recherché

• Excellente maîtrise de l'anglais écrit et parlé avec un grand souci du détail. Ce poste implique une organisation rigoureuse, une attention particulière aux détails et la rédaction de documents au nom du cabinet.
• Très organisé(e), fiable et capable de travailler en autonomie sur site.
• À l'aise avec la technologie, notamment les outils PDF, Google Drive, le courrier électronique et les systèmes de gestion des tâches. Notre cabinet utilise de nombreux logiciels et programmes pour fonctionner.
• Professionnalisme et chaleur humaine dans les relations avec les clients.
• Le français est un atout, mais n'est pas requis.

Détails

• Temps plein, permanent, 40 heures par semaine, du lundi au vendredi, heures de bureau standard (HNE)
• 100 % en présentiel à notre bureau d'Ottawa
• Salaire : 45 000 $ à 65 000 $ CAD par an (environ 21,50 $ à 31,25 $ de l'heure, sur la base d'une semaine de 40 heures)
• Avantages sociaux complets payés à 100 % par l'employeur pour les employés à temps plein
• 2 semaines de congés payés en plus des jours fériés
• Possibilités d'évolution au rythme de la croissance du cabinet

Comment postuler

Veuillez envoyer votre CV à careers@marinimmigrationlaw.ca en précisant que vous postulez pour le poste d'adjoint(e) administratif(ve).

Les candidats retenus pour un entretien seront contactés à la mi-août.

L'assistant administratif travaillera en étroite collaboration avec , propriétaire et avocat en droit de l'immigration, ainsi qu'avec le stagiaire du cabinet et les futurs membres de l'équipe. Ce rôle est idéal pour quelqu'un qui travaille de façon autonome, apprend rapidement et est très attentif aux détails.