Citoyenneté par filiation : leçons tirées de nos dossiers récents

Au cours des cinq ou six derniers mois, la citoyenneté par filiation est devenue un axe majeur de notre pratique chez Marin Immigration Law.

Pendant cette période, notre cabinet a représenté plus de 200 personnes susceptibles d'avoir droit à la citoyenneté par filiation. Ces dossiers ont tenu occupés notre équipe de cinq avocats, nos généalogistes à l'interne et nos assistants de recherche, qui ont passé au crible des histoires familiales, des actes de l'état civil, des registres d'église, des recensements, des documents de naturalisation, sans oublier le problème récurrent des documents manquants.

Parallèlement à ce travail, nos avocats ont assisté à plusieurs séances de formation consacrées à la citoyenneté, offertes par l'Association du Barreau canadien et la Canadian Immigration Lawyers Association. Ces séances comprenaient des présentations de hauts fonctionnaires d'IRCC (Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada) responsables de la citoyenneté, de directeurs et de directeurs adjoints de la section de la citoyenneté, d'avocats-conseils principaux, de généalogistes professionnels et d'auteurs qui écrivent abondamment dans ce domaine. Plusieurs d'entre eux ont animé plus d'une séance.

Ce billet a pour but de partager certaines des leçons pratiques que nous avons tirées, tant des dossiers eux-mêmes que de ces séances de formation, depuis l'abrogation de la limite de la première génération par le projet de loi C-3.

1. L'exhaustivité demeure le problème numéro un

Le message le plus clair d'IRCC est que l'exhaustivité compte, et que le caractère incomplet des demandes demeure la principale raison pour laquelle elles sont retournées.

Lorsqu'une demande est reçue, elle fait d'abord l'objet d'une vérification de l'exhaustivité. Ce n'est pas à cette étape qu'IRCC se prononce sur le bien-fondé de la demande de citoyenneté. L'agent vérifie simplement si la trousse de demande satisfait aux exigences de base pour être acceptée aux fins de traitement.

En pratique, cela signifie que de petits détails peuvent entraîner des retards importants.

Les demandeurs doivent s'assurer que la trousse comprend les bonnes photos, le bon reçu de paiement des frais, les bons formulaires et la bonne liste de contrôle des documents. Dans une demande de certificat de citoyenneté, chaque demandeur a généralement besoin de sa propre trousse de demande, de sa propre liste de contrôle, de ses propres formulaires et de son propre reçu de paiement des frais. Les frais actuels s'élèvent à 75 $ par demandeur.

Les photos sont un écueil fréquent. La trousse doit comprendre deux photos, et le verso de chacune doit indiquer les renseignements exigés, notamment le nom et l'adresse du studio de photographie et la date à laquelle la photo a été prise. Si les exigences relatives aux photos ne sont pas suivies avec soin, la trousse peut être retournée parce qu'elle est incomplète. Ces photos sont d'ailleurs plus grandes que les photos de passeport américain habituelles.

Ce point a été souligné à maintes reprises lors des séances auxquelles nous avons assisté. Le directeur de la citoyenneté y est revenu encore et encore. En général, les agents d'IRCC ne téléphoneront pas au demandeur pour lui réclamer un reçu de paiement manquant, une nouvelle photo ou une signature corrigée. Si la demande ne passe pas la vérification de l'exhaustivité, elle est tout simplement retournée.

Il en résulte un retard frustrant. Au moment où la trousse revient, de huit à dix semaines peuvent s'être écoulées depuis son envoi. Le demandeur peut alors avoir besoin de nouvelles photos, de formulaires réimprimés et de nouvelles signatures, et la trousse doit être révisée de nouveau du début à la fin. Le seul facteur temps peut faire échouer une nouvelle soumission : les signatures expirent après 90 jours et les photos après six mois, de sorte qu'un document valide au moment du premier envoi peut ne plus l'être lorsque la demande est prête à repartir. Vérifiez toujours s'il existe un nouveau formulaire CIT 0001 ou un nouveau guide.

Un autre point mérite d'être gardé à l'esprit. IRCC peut ne pas fournir la liste complète de tous les problèmes que comporte la trousse. La demande peut être retournée dès le premier problème d'exhaustivité relevé, ce qui ne signifie pas qu'il n'y en a pas d'autres. C'est pourquoi une demande retournée ne doit pas être traitée comme une simple correction ponctuelle.

Ce qui nous distingue chez Marin Immigration Law, c'est notre engagement à répondre de notre travail. Si une demande que nous avons préparée est retournée parce qu'elle est incomplète, nous la révisons et la soumettons de nouveau sans frais supplémentaires, et nous assumons nous-mêmes les frais d'affranchissement, de réimpression et d'envoi. Aucune demande de citoyenneté n'est assurée d'être approuvée, mais cet engagement de nouvelle soumission est intégré directement à nos conventions de services juridiques à honoraires forfaitaires, de sorte qu'une trousse retournée ne se transforme pas en nouvelle facture.

2. Un « acte de naissance » n'est pas forcément un certificat de naissance

Un autre problème que nous observons souvent, surtout chez les demandeurs des États-Unis, est la confusion entourant les documents de naissance.

De nombreux clients possèdent un document de naissance quelconque. Cela ne signifie pas toujours qu'ils ont le document dont IRCC a besoin.

En matière de citoyenneté par filiation, il est généralement essentiel de fournir un certificat de naissance délivré par un État ou par une autre autorité gouvernementale qui indique le nom des parents, car la demande repose sur la preuve de la chaîne de filiation d'une génération à l'autre.

Dans certains États, dont celui de New York, les demandeurs peuvent détenir des documents qui semblent officiels, mais qui ne sont pas l'équivalent d'un certificat de naissance détaillé (format long). Un certificat abrégé (format court) peut ne pas indiquer du tout le nom des parents. Un enregistrement de naissance confirme qu'une naissance a été déclarée auprès du comté ou de l'État, mais il n'a pas la même valeur probante qu'un certificat complet qui établit la filiation.

Cette distinction est importante. Si le document doit prouver que la personne A est l'enfant de la personne B, il doit effectivement montrer ce lien. Un document de naissance qui n'indique pas le nom des parents peut ne pas suffire.

Le même problème se pose avec les documents de mariage. Nous voyons souvent des clients fournir une licence de mariage ou un enregistrement de mariage alors que c'est le certificat de mariage lui-même qui est requis. C'est particulièrement important lorsque le certificat sert à documenter un changement de nom.

Les demandeurs ne doivent pas supposer que tout document d'apparence officielle fera l'affaire. La question est toujours la même : le document prouve-t-il le fait précis qui doit être prouvé?

3. Les dossiers plus anciens exigent souvent des preuves tirées des registres d'église, des archives et de la généalogie

Bon nombre de ces dossiers remontent à des ancêtres nés dans les années 1800 ou au début des années 1900.

Pour les personnes nées avant 1900 à 1910 environ, il se peut tout simplement qu'il n'existe aucun certificat de naissance moderne. Les pratiques d'enregistrement des naissances variaient considérablement selon la province, l'État, le comté et l'époque. Les certificats de naissance civils n'apparaissent vraiment qu'au tournant du siècle et, dans bien des cas plus anciens, la meilleure preuve disponible est un acte de baptême plutôt qu'un certificat civil. Pour les dossiers de cette époque, l'acte de baptême est la référence par excellence. C'est souvent la meilleure preuve du lieu et de la date de naissance d'une personne, ainsi que de l'identité de ses parents.

Que se passe-t-il alors lorsqu'il n'existe ni certificat de naissance ni acte de baptême? C'était l'une des questions les plus fréquentes lors des séances de formation auxquelles nous avons assisté.

La réponse n'est pas d'écrire « nous ne l'avons pas trouvé » et de passer à autre chose. Lorsqu'un document clé n'est pas disponible, la demande doit exposer clairement les efforts déployés pour le retrouver. Cela peut vouloir dire communiquer avec des archives, des églises, des paroisses, des diocèses, des autorités provinciales ou d'État, des bureaux de comté et des dépôts de documents, mais aussi effectuer des recherches dans des bases de données comme Ancestry et FamilySearch, examiner les recensements et dépouiller les registres paroissiaux pertinents pour l'époque et le lieu en question.

À notre avis, l'objectif est de faciliter le plus possible le travail de l'agent. Si le document est introuvable, expliquez où le demandeur a cherché, avec qui il a communiqué, quelles recherches ont été effectuées et quels en ont été les résultats. Expliquez ensuite clairement quels autres documents appuient la conclusion selon laquelle l'ancêtre était canadien.

Ces éléments de preuve à l'appui peuvent comprendre un certificat de décès indiquant le Canada comme lieu de naissance, des documents de naturalisation américains (une personne ne se serait pas fait naturaliser citoyenne américaine si elle l'avait été de naissance, ce qui appuie la thèse selon laquelle elle est née au Canada), plusieurs recensements indiquant le Canada, ainsi que des actes de mariage, des actes de naissance des enfants, des notices nécrologiques, des dossiers militaires ou des registres de passage à la frontière qui vont tous dans le même sens.

Le but n'est pas seulement de fournir des documents. Il s'agit d'expliquer clairement la preuve.

4. Racontez l'histoire, ne vous contentez pas d'envoyer des documents

Les dossiers de citoyenneté par filiation deviennent très vite volumineux.

Un seul dossier peut comprendre des certificats de naissance, des certificats de mariage, des certificats de décès, des recensements, des documents de naturalisation, des actes de baptême, des lettres de services d'archives, des documents de changement de nom et des tableaux généalogiques. Pour l'agent qui l'examine, la seule question qui compte est de savoir si la preuve établit clairement la chaîne de citoyenneté (p. ex., l'ancêtre de référence est né au Canada et vous lui êtes apparenté).

C'est pourquoi l'organisation est importante. Dans la mesure du possible, la demande doit guider l'agent dans la lignée familiale, une génération à la fois, en reliant chaque maillon au suivant. S'il y a eu un changement de nom, expliquez-le et fournissez le document à l'appui. Si un document emploie une graphie différente, abordez la question. Si un ancêtre a porté plus d'un nom, précisez-le clairement.

Les demandeurs supposent parfois que si un document se trouve quelque part dans la trousse, l'agent fera lui-même les liens. Ce n'est pas la meilleure approche. Une demande plus solide explique à l'agent pourquoi chaque document s'y trouve et ce qu'il prouve.

Présenté ainsi, même un dossier compliqué devient beaucoup plus facile à suivre. Vous pouvez, et devriez fort probablement, joindre une lettre qui explique qui est né au Canada, la lignée et toute précision utile.

5. Faites preuve de franchise au sujet des preuves défavorables ou contradictoires

Les documents anciens sont imparfaits. Les recensements peuvent indiquer le mauvais pays de naissance, les noms peuvent être mal orthographiés, les âges peuvent varier d'un document à l'autre, et une personne peut figurer comme née au Canada dans un document et née aux États-Unis dans un autre. C'est courant dans le travail historique et généalogique.

La question est de savoir quoi en faire.

Dans notre pratique, nous préférons généralement faire preuve de franchise envers IRCC. S'il existe un document défavorable ou contradictoire, nous l'incluons habituellement et l'expliquons plutôt que de l'écarter. Si un recensement indique qu'un ancêtre est né aux États-Unis, mais que quatre autres indiquent le Canada, la demande doit le mentionner et remettre cette donnée isolée en contexte. Si la personne s'est plus tard fait naturaliser citoyenne américaine, ce fait appuie l'argument selon lequel elle n'était pas américaine de naissance. Si le certificat de décès, l'acte de mariage, la notice nécrologique et les documents concernant les enfants indiquent tous le Canada, ces documents doivent être clairement désignés.

Il ne s'agit pas de faire comme si le document contradictoire n'existait pas. Il s'agit d'expliquer pourquoi, au vu de l'ensemble de la preuve, la conclusion la plus solide est que la personne est née au Canada. Une explication claire et franche vaut presque toujours mieux que de laisser l'agent découvrir la contradiction sans aucun contexte.

6. Une demande retournée doit être prise au sérieux

Lorsqu'une demande est retournée parce qu'elle est incomplète, il est tentant de corriger le seul problème mentionné dans la lettre de retour et de renvoyer aussitôt la même trousse.

Cela peut être une erreur. Comme IRCC peut ne signaler que le premier problème d'exhaustivité qu'il relève, il vaut mieux considérer une demande retournée comme une raison de réviser de nouveau toute la trousse : formulaires, signatures, dates, photos, reçus de paiement des frais, listes de contrôle, pièces d'identité, documents d'état civil, traductions et preuves à l'appui.

Le facteur temps rend cette révision encore plus importante. Une signature valide au moment du premier envoi peut être périmée lors de la nouvelle soumission, les photos peuvent devoir être reprises, les formulaires peuvent avoir été mis à jour, et les frais doivent être confirmés avant que quoi que ce soit ne reparte par la poste. Corriger un seul problème ne signifie pas que la demande est prête à être soumise de nouveau.

7. Les dossiers de citoyenneté par filiation sont des dossiers de preuve

La principale leçon de notre travail récent est que ces demandes ne sont pas de simples exercices de remplissage de formulaires. Ce sont des dossiers de preuve.

Certaines demandes sont simples. Le demandeur a un parent né au Canada, les certificats de naissance sont clairs, les noms concordent et la trousse se constitue facilement. D'autres sont beaucoup plus complexes. La demande peut reposer sur un arrière-grand-parent ou un ancêtre plus éloigné. Des documents peuvent manquer, des noms peuvent avoir changé, l'enregistrement à l'état civil peut ne pas avoir existé, et une famille qui s'est déplacée entre le Canada et les États-Unis peut avoir laissé des documents qui se contredisent.

Dans ces cas, la solidité de la demande dépend de la qualité de la preuve, de l'organisation de la trousse et de la clarté des explications. Les demandeurs doivent réfléchir soigneusement à ce que prouve chaque document, à ce qui manque et à la façon dont les éléments s'imbriquent.

8. Vous n'avez pas besoin d'un avocat

Les demandeurs peuvent tout à fait préparer et soumettre ces demandes eux-mêmes, et beaucoup le font. Vous n'avez pas besoin d'un avocat pour présenter une demande de citoyenneté par filiation.

Le plus important, et de loin, est de lire attentivement le guide d'IRCC et d'examiner de près la liste de contrôle des documents, car le guide est la source officielle et le document le plus important de tout le processus. Pour récapituler ce que nous avons vu plus haut, chaque demandeur a besoin de son propre formulaire de demande, de sa propre liste de contrôle des documents, de ses propres photos, d'un certificat de naissance et des pièces d'identité habituelles. Vous pouvez envoyer les demandes dans le même colis ou la même enveloppe, mais assurez-vous d'avoir tous les documents requis pour chaque personne.

Là où notre cabinet peut vous aider, c'est avec la trousse complète. Nous préparons tous les formulaires de demande, joignons une demande de traitement urgent lorsque cela est indiqué et rédigeons une lettre d'observations juridiques qui explique en quoi le demandeur est canadien. Nous comptons une généalogiste professionnelle à l'interne, appuyée par deux assistants de recherche, ce qui nous donne la capacité de retrouver les documents lorsqu'ils existent. Nous avons acquis une expertise approfondie des archives du Québec, de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick et de l'Ontario et, avant le projet de loi C-3, notre généalogiste se consacrait aux documents de naturalisation de l'Ouest canadien. Bref, nous sommes en mesure de mener un dossier de A à Z.

Nos honoraires forfaitaires couvrent également les débours. Cela comprend l'affranchissement, l'envoi postal et le coût d'obtention de copies certifiées des documents. Nous avons toutefois besoin de l'aide du demandeur en cours de route : signer les formulaires, fournir une copie de son passeport et d'autres pièces d'identité, et rassembler les documents de ses parents et parfois de ses grands-parents.

Notre équipe recherche et obtient des documents vieux de plus de 100 ans, comme ceux de l'arrière-grand-parent et de l'arrière-arrière-grand-parent, y compris ceux de la personne née au Canada et de son enfant né aux États-Unis, en se procurant ces actes de naissance là où ils existent et lorsqu'ils sont disponibles. Nous ne garantissons pas le succès, mais nous apportons une grande expérience à ce travail. Découvrez nos dossiers récents ici.

Réflexions finales

Au cours des derniers mois, nous avons constaté un réel intérêt pour la citoyenneté par filiation, et nous avons aussi vu à quel point une demande peut facilement être retardée par des problèmes évitables : un reçu de paiement des frais manquant, une photo non conforme, un certificat de naissance incomplet, une licence de mariage au lieu d'un certificat de mariage, un changement de nom inexpliqué ou une explication trop mince pour un document historique manquant.

La principale leçon est simple. Préparez soigneusement la demande avant de la soumettre. Assurez-vous que la trousse est complète. Assurez-vous que chaque document prouve ce qu'il doit prouver. Assurez-vous que les documents manquants sont expliqués et que les preuves contradictoires sont traitées. Et assurez-vous que l'agent peut suivre la chaîne de citoyenneté sans avoir à reconstituer seul toute l'histoire familiale.

Ces dossiers peuvent exiger beaucoup de documents, mais avec une préparation soignée, la plupart des problèmes courants peuvent être évités.

Lectures connexes. Sur la norme de preuve à l'origine de ces problèmes, consultez nos articles sur les lettres de remise de certificat et la norme de preuve de la citoyenneté et sur les pièces d'identité d'un enfant qui n'a qu'un passeport. Pour savoir jusqu'où une demande peut remonter, lisez la citoyenneté par filiation par l'entremise d'un arrière-grand-parent. Pour savoir ce que les propres documents d'IRCC révèlent sur le traitement des demandes, voyez cinq choses que nous avons apprises grâce à notre demande d'accès à l'information. Et si vous ne pouvez pas attendre votre tour, lisez IRCC confirme le traitement urgent pour les voyages en avion déjà réservés.

Notre foire aux questions sur la citoyenneté répond aux questions sur les documents que l'on nous pose le plus souvent, notamment sur ce qu'il faut faire lorsqu'un document est introuvable et sur ce qui se passe si IRCC retourne une demande parce qu'elle est incomplète.