Lettres de remise de certificat et norme de preuve de la citoyenneté : projet de loi C-3

Depuis quelques jours, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a commencé à envoyer des lettres, parfois après la délivrance d'un certificat de citoyenneté, exigeant que le titulaire remette son certificat pendant que le ministère vérifie si la personne y avait réellement droit.

Ces lettres sont couramment appelées « lettres de remise de certificat » (« surrender letters »). Elles sont envoyées en vertu du paragraphe 26(1) du Règlement sur la citoyenneté, qui permet au délégué du ministre d'exiger la remise d'un certificat lorsqu'il existe des motifs raisonnables de croire que son titulaire pourrait ne pas y avoir droit. Si, au terme de l'examen, le ministère conclut que la personne n'y avait pas droit, le paragraphe 26(3) enjoint au greffier d'annuler le certificat.

De nombreux commentaires laissent entendre que le problème tiendrait à l'utilisation de sites Web comme Ancestry ou FamilySearch, ou à l'absence de copies certifiées. Après avoir lu les lettres et examiné environ 150 demandes touchées par l'abrogation de la limite de la première génération, comme celles liées au projet de loi C-3, nous en arrivons à une conclusion plus précise et, selon nous, plus rassurante.

Le problème ne tient pas principalement au site Web d'où provient un document. Il ne s'agit pas non plus simplement de savoir si chaque document est certifié. Le plus souvent, la préoccupation porte sur l'absence d'un document primaire, conjuguée à une preuve à l'appui mince et à un parcours de recherche incomplet et non documenté.

Mise à jour (23 juin) : IRCC revient sur l'exigence de documents certifiés. Deux jours après le changement du 17 juin, et à la suite de vives critiques, le ministère semble avoir fait marche arrière. Le guide de demande (« Étape 1 : Rassembler vos documents ») ne précise plus qu'un certificat de baptême certifié conforme est exigé lorsqu'un certificat de naissance ne peut être obtenu; au moment d'écrire ces lignes, il revient à la consigne générale voulant que les demandeurs fournissent des « copies couleur claires et faciles à lire » (traduction) de leurs documents. Bref, les copies sont de nouveau acceptées.

Cela a une importance concrète. De nombreux registres de baptême ont été numérisés, microfilmés ou indexés et, dans un très grand nombre de cas, le registre papier original n'existe plus sous une forme qui pourrait être certifiée : il a été égaré, archivé, mis en lieu sûr ou tout simplement perdu. Lorsque le seul document qui subsiste est un microfilm ou une image numérisée, il peut être impossible d'obtenir une copie certifiée, et une exigence éphémère de faire certifier ces documents aurait mis hors de portée un nombre appréciable de demandes légitimes.

Nous continuons d'encourager nos clients à obtenir, dans la mesure du possible, des copies certifiées des documents de l'ancêtre de référence, et la position pourrait évidemment changer de nouveau. IRCC pourrait rétablir une exigence de certification à l'avenir. Il est néanmoins très utile d'avoir une confirmation claire du ministère que les copies de documents originaux sont acceptables. Il vaut aussi la peine de rappeler où ces documents se trouvent réellement : Ancestry et FamilySearch sont des plateformes d'hébergement, où les archives publient leurs fonds pour les rendre accessibles (et non la source elle-même). Dans la mesure du possible, la citation devrait renvoyer aux archives d'origine; au Québec, cela signifie retourner sur le site Web de BAnQ et y repérer le document original (nous l'expliquons plus loin). Pour nous, cela confirme l'approche que nous avons élaborée au cours des six derniers mois : des copies de documents originaux correctement citées peuvent être acceptées.

‍Mise à jour (17 juin) : Depuis notre entretien avec David Baxter, de La Presse Canadienne, IRCC a mis à jour son guide de demande (voir « Étape 1 : Rassembler vos documents »). IRCC a maintenant confirmé que, lorsqu'un certificat de naissance ne peut être obtenu, une autre preuve peut comprendre un acte de baptême certifié conforme.

C'est important, car il est impossible d'obtenir un certificat de naissance pour presque toutes les personnes nées avant 1900, puisque les certificats de naissance n'ont commencé à être délivrés qu'à peu près à cette époque. Soulignons qu'IRCC précise que le document doit être délivré par l'autorité d'origine « et peut comprendre » (traduction) un certificat de baptême certifié conforme. Reste à voir si des liens de BAnQ suffiront, ou si l'organisme devra désormais certifier des dizaines de milliers de copies supplémentaires. Reste également à voir si IRCC continuera de permettre aux demandeurs du Québec de s'appuyer sur des actes de baptême dans les cas où un certificat de naissance peut être commandé auprès de la province, même pour des naissances antérieures aux années 1900, lorsqu'ils sont accompagnés du certificat de baptême certifié conforme.

Dans notre pratique, nous avons toujours demandé des documents certifiés, mais il nous est arrivé de déposer des demandes sur la seule base de copies claires.

‍

Ce que disent les lettres

Les lettres que nous avons examinées invoquent deux motifs liés. Premièrement, que les documents présentés à l'appui de la demande de preuve de citoyenneté ne provenaient pas des autorités sources d'origine chargées de créer ou de conserver le document historique, comme un registre de l'état civil, un organisme de statistiques de l'état civil ou un autre organisme gouvernemental autorisé. Deuxièmement, et c'est là le cœur de la question, que lorsque les documents sources ne sont pas disponibles ou ne peuvent être obtenus, le demandeur doit fournir à la fois :

1. une explication écrite exposant les raisons pour lesquelles le document source ne peut être obtenu;
2. la preuve des efforts déployés pour l'obtenir, comme la correspondance avec les autorités émettrices ou une confirmation que les documents ne sont pas disponibles.

Lorsqu'aucun de ces éléments ne figure au dossier, IRCC peut considérer la demande comme non prouvée et exiger la remise du certificat. C'est ce qu'on appelle le « critère à deux volets », et c'est le fil conducteur de presque toutes les lettres que nous avons vues.

La question d'Ancestry, en termes simples

Le fait qu'un document ait été trouvé sur Ancestry ou FamilySearch n'en fait pas, en soi, un document non officiel ou invalide. Les documents originaux demeurent sous la garde du gouvernement et des archives publiques. Ces institutions ont simplement numérisé leurs fonds et les ont rendus accessibles au public par l'entremise d'Ancestry et de FamilySearch, qui hébergent les images et y donnent accès.

En Ontario, les Archives publiques de l'Ontario invitent les demandeurs à obtenir par l'entremise d'Ancestry et de FamilySearch les enregistrements de naissance numérisés pour les naissances survenues, approximativement, entre 1869 et les années 1920. Au Québec, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a numérisé sa collection et l'a partagée avec ces mêmes plateformes. Autrement dit, les archives provinciales elles-mêmes dirigent les gens vers ces sites. Le document qui se trouve sur Ancestry est souvent l'image numérisée de l'enregistrement provincial officiel, hébergée sur ce site pour le compte des archives.

La solution pratique consiste à cesser de considérer ces plateformes comme la source et à les traiter plutôt comme un instrument de recherche qui renvoie à l'autorité source d'origine. L'image tirée d'Ancestry devrait être rattachée à l'enregistrement qu'elle reproduit, au moyen d'une citation complète : le dépôt ou le service d'archives, la paroisse, l'église ou le bureau de l'état civil, la série de documents, le volume, le film, la page et le numéro d'inscription, ainsi que la date de consultation. Une capture d'écran ou un extrait d'index, à lui seul, n'est qu'un indice. Le même document, correctement cité et rattaché à l'autorité qui l'a créé, constitue une preuve.

Par exemple, presque tous les documents de BAnQ accessibles sur Ancestry peuvent aussi être trouvés auprès de la source archivistique d'origine. En voici un exemple :

« Trois-Rivières Wesleyan Methodist Church, 1831-1920, Archives nationales à Trois-Rivières, Fonds Cour supérieure. District judiciaire de Trois-Rivières. État civil, (04T,CE401,S47). »

Ce même document est accessible directement sur le site Web de BAnQ ainsi que sur Ancestry. La plateforme n'est qu'une autre voie d'accès au document identique que conservent les archives.

Autre illustration : certains archivistes vous diront que l'ensemble de leur collection est déjà en ligne sur FamilySearch et qu'ils n'offrent plus de rendez-vous en personne pour la consulter.

‍

Les copies certifiées demeurent l'idéal, et nous le rappelons toujours à nos clients. Cela dit, il convient de souligner que la liste de contrôle des documents d'IRCC, CIT0014, à sa section 3, « Preuve qu'un parent est canadien » (traduction), demande une copie couleur du document, et non une copie certifiée. Autrement dit, les instructions actuelles, y compris celles des archives provinciales, dirigent bel et bien les demandeurs vers des sources en ligne.

Si vous pouvez obtenir une copie certifiée d'un certificat de naissance ou d'un document source, commandez-la. Sinon, c'est le critère à deux volets qui porte le dossier.

Dans notre pratique, nous fournissons habituellement une copie couleur du document et commandons aussi le document certifié. Toutefois, les documents certifiés peuvent prendre des mois à arriver. C'est pourquoi nous déposons la demande avec la copie couleur, comme le prévoit la liste de contrôle des documents, puis nous mettons la demande à jour dès réception de la copie certifiée.

Pourquoi ces dossiers ont-ils reçu une lettre de remise de certificat?

Soyons francs : personne à l'extérieur d'IRCC ne sait encore précisément ce qui a fait basculer chacun de ces dossiers vers un réexamen.

Dans un billet récent sur les lettres de remise de certificat, Hayer Law Office a fait la même observation au sujet de la méfiance apparente du ministère envers les documents tirés de sites comme Ancestry et FamilySearch, en notant que « l'existence d'un quelconque lien [...] reste à démontrer » (traduction).

Nous sommes d'accord.

À ce stade, on ignore réellement pourquoi un demandeur en particulier a été signalé, et les lettres elles-mêmes ne le précisent pas toujours. Certains commentaires présument que la préoccupation doit porter sur la personne née au Canada : par exemple, sur la question de savoir si l'acte de naissance canadien de cette personne était suffisant, provenait de la bonne source ou était dûment authentifié. Mais ce n'est peut-être pas tout. Dans certains dossiers, la préoccupation pourrait tout aussi bien concerner le maillon suivant de la chaîne : l'enfant de la personne née au Canada. Autrement dit, le problème de preuve n'est peut-être pas : « L'ancêtre né au Canada est-il vraiment né au Canada? » Il pourrait plutôt être : « Le demandeur a-t-il bien prouvé le lien parent-enfant à chaque génération? »

La copie présentée était-elle floue, rognée ou illisible? A-t-on fourni un document provenant de l'une de ces sources, mais qui n'était pas un acte de naissance, par exemple un acte de mariage ou un recensement présenté à la place de l'enregistrement de naissance attendu?

Un dossier qui associe un document correctement cité à des efforts de recherche documentés et à un argumentaire de preuve écrit est plus solide, quelle que soit l'explication qui s'avérera être la bonne.

Lorsque le document n'existe pas : le critère à deux volets en pratique

Certains demandeurs n'ont peut-être pas pu trouver d'acte de baptême, d'index des naissances ou d'enregistrement de naissance, souvent dans des cas antérieurs à 1900, et se sont donc appuyés sur une prépondérance d'autres éléments de preuve pour démontrer que l'ancêtre était né au Canada, en puisant dans des recensements, des registres de passage à la frontière et des documents semblables. Ils ont pu faire de même pour d'autres membres de la lignée. Nous exposons la hiérarchie des preuves pour ces naissances antérieures à 1900 dans notre guide sur la citoyenneté par filiation par l'entremise d'un arrière-grand-parent.

Le problème était double : les recherches effectuées pour trouver le document primaire n'étaient pas entièrement documentées, et les documents de remplacement ne satisfaisaient pas à la norme qu'IRCC recherchait.

Ainsi, si un acte de naissance civil ne peut être obtenu, les observations devraient contenir une explication brève et explicite portant sur quatre points :

1. pourquoi le certificat de naissance civil ou le document source n'est pas disponible;
2. quels efforts ont été déployés pour l'obtenir;
3. pourquoi le document de remplacement est fiable;
4. comment ce document de remplacement prouve le lien parent-enfant ou le lien de citoyenneté.

Pour le deuxième point, les « efforts » doivent laisser une trace écrite. Il s'agit des courriels et des formulaires de demande envoyés au bureau de l'état civil ou aux archives, de la confirmation ou de la réponse reçue, de toute attestation de recherche infructueuse ou de tout refus d'accès, des captures d'écran montrant les restrictions de commande, des reçus, des dates et du nom des bureaux contactés. L'objectif est de constituer un dossier qui démontre, à sa simple lecture, que la recherche a été réelle et raisonnable.

Une mise en garde tirée de notre propre expérience récente mérite d'être soulignée. Une lettre d'une municipalité, d'une église ou d'une province indiquant qu'elle a effectué des recherches et ne détient aucun document est souvent insuffisante à elle seule. Au cours des six derniers mois seulement, il nous est arrivé de retrouver des documents que ces mêmes autorités avaient d'abord déclarés introuvables.

Pour mettre les choses en contexte, parmi nos dossiers qui ont fait l'objet d'un traitement urgent, une douzaine environ ont été approuvés. Dans plusieurs d'entre eux, nous n'avions pas présenté de copies certifiées et, dans certains, le document sous-jacent avait été trouvé sur Ancestry ou FamilySearch. Aucun n'a donné lieu à une lettre de remise de certificat. D'après notre expérience, le point commun chez les destinataires est l'absence d'acte de naissance et le non-respect du critère à deux volets, et non la plateforme sur laquelle se trouvait un document.

La norme de preuve généalogique appliquée à un dossier de citoyenneté

Le cadre qui relie tous ces éléments est la norme de preuve généalogique (« Genealogical Proof Standard »), que les généalogistes professionnels utilisent pour déterminer si une conclusion est fondée. Elle comporte cinq éléments, qui correspondent presque directement à ce qu'IRCC demande :

1. Mener une recherche raisonnablement exhaustive. C'est la réponse au critère à deux volets. C'est aussi pourquoi une seule lettre indiquant « aucun document » ne règle pas la question.
2. Citer chaque source utilisée. C'est ce qui fait d'une image d'Ancestry une preuve plutôt qu'une simple capture d'écran.
3. Analyser et mettre en corrélation les renseignements recueillis. Aucun document de remplacement n'a à soutenir à lui seul toute la demande; les documents se complètent.
4. Résoudre les conflits ou les contradictions. Un nom orthographié de trois façons, ou deux années de naissance différentes, doivent être abordés de front, et non ignorés.
5. Rédiger sa conclusion. Il s'agit de l'explication écrite et de l'argumentaire de preuve qui devraient accompagner le dossier.

Si un dossier contient le document, l'autorité source, la certification lorsque c'est possible et des efforts documentés lorsque le document n'est pas disponible, il satisfait aux cinq éléments. Les demandes qui ne comportent « que le document », sans citation, sans analyse et sans trace des recherches, sont précisément celles qui font maintenant l'objet d'un examen approfondi.

Comment bâtir l'argumentaire de preuve

En l'absence d'acte de naissance direct, l'argumentaire de preuve se construit en analysant la preuve plutôt qu'en énumérant simplement des documents. Les généalogistes divisent ce travail en trois étapes, une discipline utile pour toute demande.

Commencez par la source. Les sources sont des documents, des registres, des publications, des objets, des personnes ou des sites Web, et elles se divisent en trois types : le document original (l'enregistrement tel qu'il a été créé à l'origine), le document dérivé (une copie, une transcription ou un index ultérieur) ou le récit d'auteur (le compte rendu ou l'exposé rédigé par quelqu'un). Un original a toujours plus de poids qu'un document dérivé, et c'est précisément pourquoi on rattache l'image d'Ancestry à l'enregistrement original qu'elle reproduit.

Ensuite, évaluez les renseignements contenus dans la source selon la proximité de l'informateur avec l'événement. Les renseignements primaires proviennent d'une personne ayant une connaissance directe des faits et ont été consignés au moment de l'événement ou peu après; les renseignements secondaires sont de seconde main ou ont été consignés longtemps après (p. ex. le lieu de naissance indiqué dans un recensement); et certains renseignements sont tout simplement indéterminés (p. ex. un acte de décès peut être incohérent, puisque la personne n'est plus en vie pour attester son lieu de naissance). Un baptême consigné par le prêtre officiant quelques jours après la naissance constitue un renseignement primaire solide sur cette naissance, même s'il ne s'agit pas de l'enregistrement civil.

Enfin, classez la preuve, c'est-à-dire déterminez la pertinence de ces renseignements par rapport à la question réelle : où et quand l'ancêtre est-il né? La preuve directe répond explicitement à la question. La preuve indirecte est pertinente sans être explicite; elle doit donc être combinée à d'autres documents pour étayer une conclusion. La preuve négative est l'absence significative d'un document là où l'on s'attendrait normalement à en trouver un.

En pratique, c'est ainsi qu'un dossier sans certificat de naissance peut tout de même être prouvé. Un registre de baptême (une source originale contenant des renseignements primaires) situe la naissance dans une paroisse canadienne. Un recensement effectué quelques années plus tard (une source dérivée contenant des renseignements secondaires) montre la famille vivant au Canada, avec un âge de l'enfant compatible avec cette naissance. Un registre de passage à la frontière ajoute un autre élément concordant. Pris isolément, chacun de ces documents constitue une preuve indirecte. Mis en corrélation, analysés et exposés par écrit, ils peuvent établir la naissance au Canada selon la prépondérance des probabilités, qui est la norme applicable. Ajoutez-y les efforts documentés pour trouver l'acte civil manquant, et vous aurez répondu à la fois au critère à deux volets et à la norme de preuve généalogique.

Dans les cas plus anciens, lorsqu'aucun certificat de naissance civil, acte de baptême ou enregistrement de naissance ne peut être trouvé, fournissez tout index des naissances, toute référence de registre, toute réponse d'archives ou tout résultat de recherche disponible démontrant que le document a été recherché. Par exemple, lors de recherches récentes, le diocèse de London a confirmé ce qui suit, que nous avons inclus dans notre demande :

« Tous les documents de notre collection peuvent être consultés et trouvés sur Familysearch.org. Si les documents ne figurent pas sur Familysearch.org, cela signifie qu'ils n'existent pas ou n'existent plus. Il n'existe aucun document de London remontant à 1825, puisque l'église de London n'a vu le jour qu'en 1834 et que les plus anciens documents remontent à 1843. Les plus anciens documents de St. Thomas remontent à 1830, mais il s'agit de documents partiels contenant peu de renseignements. Les documents de St. Thomas commencent officiellement en 1839. » (traduction)

Cette combinaison (analyse des sources, preuves mises en corrélation et efforts documentés pour trouver le document primaire manquant) répond à la fois au critère à deux volets et à la norme de preuve généalogique.

Ce sont là les grandes lignes de la recherche généalogique telles qu'elles sont exposées dans Evidence Explained: Citing History Sources from Artifacts to Cyberspace, d'Elizabeth Shown Mills.

Notre pratique

Si tout cela vous semble intimidant, vous n'avez pas à vous y attaquer seul. Une bonne partie de ce qui est décrit ci-dessus (la recherche raisonnablement exhaustive, les citations qui rattachent chaque document à son autorité source et l'argumentaire de preuve écrit) constitue le travail que notre petite équipe accomplit chaque jour.

Si l'un de nos clients recevait une lettre de remise de certificat ou toute autre demande d'IRCC concernant une demande que nous avons déposée, y répondre ferait partie du travail pour lequel nous avons été mandatés, sans frais juridiques supplémentaires. À ce jour, aucun de nos clients n'a reçu de lettre de remise de certificat. Pour en savoir plus, consultez notre engagement à accompagner nos clients jusqu'à ce qu'une décision soit rendue (des conditions s'appliquent).

Notre généalogiste interne, Kendra Gaede, se consacre spécifiquement à la citoyenneté par filiation découlant du projet de loi C-3 et connaît bien les documents canadiens antérieurs et postérieurs à la Confédération, de l'Ontario et du Québec jusqu'aux Maritimes et aux Prairies. Elle travaille aux côtés de notre assistant de recherche et doctorant, Simon Malépart, qui mène des recherches archivistiques minutieuses et multilingues sur les générations les plus difficiles à retracer. Notre avocat principal, Cédric Marin, s'appuie sur son expérience à la Cour fédérale et à la Commission de l'immigration et du statut de réfugié pour bâtir les observations juridiques à partir de ces recherches. Nous ne prétendons pas avoir réponse à tout, et le droit comme l'approche d'IRCC dans ce domaine sont encore en évolution, mais nous sommes toujours heureux de discuter de l'état d'avancement d'un dossier et de ce à quoi pourrait ressembler un dossier bien documenté pour votre famille. Pour en savoir plus, consultez notre page sur la citoyenneté canadienne par filiation.

À retenir

À mon avis, IRCC ne dit pas que la généalogie en ligne est interdite. Il dit qu'un document, à lui seul, ne suffit plus.

Désormais, un dossier solide comporte cinq éléments. Il vous faut le document lui-même. Vous devez rattacher ce document à l'autorité qui l'a créé, comme le bureau de l'état civil ou la paroisse. Vous devriez fournir une copie certifiée chaque fois que vous pouvez en obtenir une. Lorsque le document ne peut être obtenu, vous devez démontrer les efforts que vous avez déployés pour le trouver. Enfin, il vous faut un argumentaire écrit qui passe en revue la preuve et en résout les contradictions.

Pour les familles qui demandent la citoyenneté par filiation, la bonne nouvelle, c'est que tout cela est à leur portée. Les documents qui prouvent ces demandes existent habituellement et, même lorsqu'un document primaire manque, un dossier soigné et bien raisonné peut tout de même porter la demande. Le vrai travail consiste à effectuer des recherches approfondies et à expliquer clairement son raisonnement, et c'est précisément ce travail qui protège un certificat une fois qu'il a été délivré.

Lectures connexes. Notre article sur les Canadiens dépossédés de leur citoyenneté (« Lost Canadians ») explique qui la limite de la première génération excluait et ce que le projet de loi C-3 a changé; notre article sur les cinq choses que nous avons apprises grâce à notre demande d'accès à l'information montre comment IRCC applique les nouvelles règles en pratique; et notre article sur les leçons tirées de nos récents dossiers de citoyenneté par filiation recense les problèmes de documents que nous constatons le plus souvent. Avant toute signature, vérifiez la version du formulaire dans IRCC met à jour les formulaires CIT 0001 et CIT 0014.

Pour les questions de preuve les plus fréquentes dans ces dossiers, consultez notre FAQ sur la citoyenneté.